С чего начать: зачем вам подрядчик
Прежде чем сравнивать цены, сформулируйте, какую задачу должен решать подрядчик. Для одного офиса это поддержка сотрудников и порядок на рабочих местах, для другого — сервер, резервные копии и удалённый доступ, для третьего — разовый проект вроде переезда или настройки сети.
Подготовьте короткую сводку: сколько рабочих мест, есть ли сервер или сетевое хранилище, сколько офисов и по каким адресам, какие программы критичны (например, 1С или почта), кто сейчас отвечает за IT. С такой сводкой предложения подрядчиков будут сопоставимы, а предварительный расчёт — ближе к реальному.
Критерии выбора
- Единица расчёта и минимум. Как считается цена: за рабочее место, за пользователя, за час, фиксированной суммой. Есть ли минимальная сумма договора — ставка за одно рабочее место обычно не равна полной стоимости обслуживания.
- Что входит и что не входит. Состав работ должен быть перечислен в договоре, а исключения — названы прямо: лицензии, оборудование, расходники, проектные работы, работы вне графика.
- Регламент. График работы инженеров, каналы приёма обращений, приоритеты и время реакции. Важно различать реакцию, начало работ и восстановление — это разные сроки.
- Выезды и география. Сколько выездов включено, сколько длится включённый выезд, сколько стоят дополнительные, обслуживаются ли адреса за КАД и на каких условиях.
- Кому принадлежат доступы. Административные учётные записи, пароли, лицензии и аккаунты облачных сервисов должны быть оформлены на компанию, а не на подрядчика или его сотрудника.
- Документация. Ведёт ли подрядчик реестр рабочих мест, схему сети, перечень доступов и описание резервного копирования — и передаёт ли их вам.
- Отчётность. Что вы получаете по итогам месяца: перечень обращений, выполненные работы, рекомендации, состояние резервных копий.
- Переход и выход из договора. Как проходит приём дел от предыдущего исполнителя и как подрядчик передаст дела, если вы решите расстаться.
Подробнее о спорных моментах
Реакция, начало работ и восстановление — в чём разница
Время реакции — срок, за который подрядчик подтверждает обращение и берёт его в работу. Это не срок решения задачи. Начало работ может зависеть от приоритета, а восстановление — от характера проблемы: замена неисправного оборудования или ответ поставщика сервиса не всегда зависят от подрядчика.
Срок приезда инженера — тоже отдельный параметр, он не совпадает со сроком реакции. Если в предложении есть цифры, уточните, что именно они означают и в какое время суток действуют.
Почему важен минимум договора
Небольшая ставка за рабочее место выглядит привлекательно, но для малого офиса итог часто определяется минимальной суммой договора и доплатами за серверы, хранилища, маршрутизаторы и дополнительные офисы. Сравнивайте итоговую сумму для вашей конфигурации, а не ставку.
Предварительно оценить сумму для своего офиса можно в калькуляторе, а структуру тарифов, доплат и исключений — на странице тарифов.
Что значит «выход из договора» на практике
При расторжении вы должны получить актуальные пароли и доступы, реестр оборудования, схему сети, описание резервного копирования и перечень незавершённых задач. Хорошо, если порядок и срок передачи дел записаны в договоре заранее, а не обсуждаются в момент расставания.
Вопросы подрядчику
Эти вопросы стоит задать до подписания договора. Ответы лучше получить письменно — в предложении или проекте договора.
Цена и состав работ
- Как считается стоимость и есть ли минимальная сумма договора?
- Что входит в абонентскую плату — списком?
- Что оплачивается отдельно и по каким ставкам?
- Как согласуются дополнительные работы до их выполнения?
- Как меняется цена при добавлении рабочих мест или серверов?
Регламент и выезды
- В какие дни и часы работают инженеры?
- Как подать обращение и как узнать его статус?
- Какое время реакции фиксируется в договоре и что оно означает?
- Сколько выездов включено и сколько стоит дополнительный?
- Выезжаете ли вы на наш адрес и на каких условиях?
Доступы, документы и отчёты
- На кого будут оформлены административные учётные записи и сервисы?
- Какую документацию вы ведёте и в каком виде передаёте?
- Что будет в ежемесячном отчёте?
- Как проходит приём дел от текущего исполнителя?
- Как и в какой срок вы передадите дела при расторжении договора?
Тревожные признаки
- Обещание круглосуточной поддержки и мгновенного решения любых проблем за небольшую фиксированную плату — без объяснения, кто и как это обеспечивает.
- Отказ фиксировать состав работ в договоре: «сделаем всё, что понадобится».
- Административные доступы, почта или облачные сервисы регистрируются на личные аккаунты подрядчика или его сотрудников.
- Нет ответа на вопрос, что входит в абонентскую плату и что оплачивается отдельно.
- Гарантии «без простоев» или «100% сохранности данных».
- Подрядчик не готов описать порядок передачи дел при расторжении.
Как сравнить предложения
Сведите ответы подрядчиков в одну таблицу: по каждой строке отметьте, насколько ответ конкретен. Размытый ответ — повод задать уточняющий вопрос.
| Параметр | Что уточнить | Признак ясного ответа |
|---|---|---|
| Единица расчёта | Рабочее место, пользователь, час, фиксированная сумма | Единица названа явно, понятно, что считается рабочим местом |
| Минимальная сумма | Есть ли минимум и какой итог для вашей конфигурации | Минимум указан, итог посчитан для вашей конфигурации |
| Доплаты | Серверы, NAS, маршрутизаторы, дополнительные офисы | Доплаты перечислены с ценами и определениями |
| Состав работ | Перечислен ли списком в договоре | Состав работ приложен списком, без «и прочее» |
| Исключения | Лицензии, оборудование, проекты, работы вне графика | Исключения названы прямо |
| График и каналы | Дни и часы работы, способы подачи обращений | Дни, часы и каналы указаны, есть фиксация обращений |
| Реакция и приоритеты | Фиксируются ли в договоре и что означают | Время реакции в договоре, реакция отделена от восстановления |
| Выезды | Включённые выезды, их длительность, цена дополнительных | Число и длительность выездов, цена дополнительных, условия за КАД |
| Доступы | На кого оформлены учётные записи и сервисы | Все учётные записи и сервисы — на компанию |
| Документация и отчёты | Реестр, схема сети, ежемесячный отчёт | Документация передаётся вам, отчёт приходит регулярно |
| Выход из договора | Порядок и срок передачи дел | Порядок и срок передачи дел записаны в договоре |
Сравнивайте итоговую сумму для вашей конфигурации, а не ставку за одно рабочее место.
Если текущее состояние IT неизвестно
Часто компания меняет подрядчика или впервые переходит на аутсорсинг, не зная, что на самом деле есть в офисе: какие пароли актуальны, где лежат резервные копии, кто имеет доступ к серверу. В этом случае полезно начать с обследования: оно даёт подрядчику основу для точного расчёта, а вам — независимую картину состояния инфраструктуры.
Отчёт по итогам обследования остаётся у вас и пригодится независимо от того, с кем вы будете работать дальше.
Начните с понятной картины
IT-аудит офиса покажет состояние рабочих мест, сети, серверов, резервных копий и доступов. Стоимость — от 9 900 ₽/обследование с отчётом.
Посчитайте обслуживание для своего офиса
Укажите число компьютеров, серверов и офисов — калькулятор покажет предварительную стоимость по тарифам. Итоговый состав работ фиксируется после обследования.