Кто за что отвечает
До начала подготовки назначьте ответственного со стороны компании — обычно это офис-менеджер или руководитель — и определите, кто отвечает за IT-часть: штатный специалист или подрядчик. Перевозчик, арендодатель, провайдер и IT-специалист работают по своим срокам, и кто-то должен сводить их в общий план.
Отдельно договоритесь, что делают сами сотрудники: например, освобождают столы и собирают личную периферию, но не отключают и не перевозят серверное оборудование.
Заранее: как только выбрано помещение
Начинайте эти задачи как можно раньше — у части из них сроки зависят от третьих сторон.
Интернет
- Узнать, какие провайдеры подключают здание, и запросить сроки подключения
- Подать заявку провайдеру с запасом по времени
- Уточнить, нужен ли статический адрес и переносятся ли настройки текущего подключения
- Решить, нужен ли резервный канал
Помещение
- Получить план помещения и расставить рабочие места
- Проверить число и расположение розеток у рабочих мест
- Проверить, есть ли кабельная сеть и куда она сведена
- Определить места для принтеров и точек доступа Wi-Fi
Серверная или шкаф
- Выбрать место для сервера, NAS и сетевого оборудования
- Проверить электропитание и возможность подключения ИБП
- Проверить вентиляцию и ограничение доступа посторонних
- Если нужна прокладка кабеля — согласовать работы с арендодателем
Если в новом помещении нет кабельной сети
Прокладку кабеля и монтаж розеток нужно планировать до въезда мебели и сотрудников. Это отдельные работы со своими сроками — уточните их при планировании переезда.
За неделю до переезда
Инвентаризация и маркировка
- Составить список оборудования: компьютеры, мониторы, принтеры, сетевое оборудование, сервер
- Промаркировать каждое устройство и его кабели — с привязкой к рабочему месту на новом плане
- Отметить оборудование, которое не переезжает или подлежит списанию
- Проверить, что у ноутбуков есть зарядные устройства, а у мониторов — кабели
Данные
- Сделать резервную копию сервера и общих данных
- Проверить, что копия восстанавливается, — до перевозки, а не после
- Попросить сотрудников сохранить локальные документы в общих папках или убедиться, что они попадают в копию
- Хранить копию отдельно от перевозимого сервера
План отключения
- Определить время остановки работы и предупредить сотрудников
- Определить порядок выключения сервера и сетевого оборудования
- Сохранить конфигурацию маршрутизатора
- Предупредить клиентов и партнёров о возможной паузе в доступности
В день переезда
На старом месте
- Корректно выключить сервер, NAS и рабочие компьютеры
- Отключить и упаковать оборудование согласно маркировке
- Сервер и хранилища перевозить отдельно и аккуратно, без ударов
На новом месте
- Сначала подключить сетевое оборудование и проверить интернет
- Затем запустить сервер и NAS
- Расставить и подключить рабочие места по плану
- Подключить принтеры и МФУ
Первый рабочий день на новом месте
Проверку лучше провести утром, пока сотрудники только начинают работу: так проблемы обнаружатся сразу, а не к концу дня.
Что проверить
- Каждое рабочее место включается, входит в сеть и выходит в интернет
- Печать и сканирование работают на всех нужных рабочих местах
- Сотрудники видят общие папки и сервер, учётная программа открывается
- Wi-Fi покрывает рабочие зоны, гостевая сеть отделена от рабочей
- Работает удалённый доступ для сотрудников вне офиса
- Почта отправляется и принимается
После переезда
- Обновить реестр оборудования: новое расположение, списанные и новые устройства.
- Обновить схему сети: подключение провайдера, адреса, расположение оборудования.
- Убедиться, что резервное копирование работает по расписанию на новом месте.
- Собрать замечания сотрудников за первые дни и закрыть их.
- Сохранить контакты провайдера и номер договора на подключение.
Частые вопросы
Можно ли перевезти сервер вместе с остальной мебелью?
Сервер и хранилища чувствительны к ударам и должны перевозиться выключенными и отдельно. До перевозки должна быть проверенная резервная копия, хранящаяся не в том же грузе.
Можно ли переезжать в выходные?
Да, это часто удобнее: офис не останавливается в рабочие дни. Работы IT-специалиста вне рабочего графика обычно согласуются и оплачиваются отдельно — обсудите это заранее.
Что делать, если провайдер не успевает подключить интернет?
Заранее продумайте временное решение — например, мобильный интернет для критичных задач — и решите, какие задачи без интернета не выполняются. Лучший способ избежать ситуации — подать заявку провайдеру сразу после выбора помещения.
Перенос IT-инфраструктуры офиса
Подготовка, маркировка, отключение и подключение рабочих мест, сети и принтеров на новом месте с проверкой работы — от 15 000 ₽/проект, перевозка и материалы отдельно.
Резервная копия перед переездом
Если вы не уверены, что копия сервера восстановится, проверьте это до перевозки. Подробнее — в материале «Резервное копирование в офисе: что проверять».